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叶峰--企业战略管理专家

研究领域;战略、资本、营销

 
 
 

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关于我

管理学博士,, 北京交大EMBA战略教授, 清华大学兼职教授 长江商学院兼职教授 对外经济贸易大学中国资本研究中心副主任 纵览控股、阳光正东咨询集团创始人 北京师范大学、北京交通大学、浙江大学、清华大学、东北财经大学、上海交大等著名高校EMBA兼职教授。

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职业经理人的时间管理法则  

2010-04-21 17:24:35|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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职业经理人们每天都在认真的工作,也觉得自己对工作很负责,但总是又很困惑:为什么工作越来越没有成效?为什么总是有做不完的事?为什么很多工作还被迫带回家去做?这一切都在于我们没有有效利用好时间。

 

我们都知道,成功的人都是利用时间的高手,甚至他们的每一分钟都得到了有效利用。而我们的常常却以“天”为工作单元。时间管理的重要性往往被我们所忽略,当我们去商学院学了MBA那些看似很耀眼的课程后,才发现最重要的一门课也许是时间管理。应该讲,有效的时间管理是目前公司职业经理人最缺少的一样东西。时间管理可不是我们不具备这样的一门技能,二是没有真正意义上重视起每一分钟。其实每天的时间,大家都知道,被大把浪费掉了。因此,重视时间管理,记录我们时间的使用和流失情况,利用好工作中的每一分钟已成了我们迫在眉睫的首要工作。

 

每一个人都有着天生不同程度的懒惰。在工作的时候总有一万个不愿意投入的理由,一旦打开喜欢的网页后,就再也舍不得关掉,导致明明一个简单的工作却需要思考很长时间;对于时间管理来讲,只要你行动,放弃浏览并不重要的网页,你就会发现,变得有序且高效并非难事。

 

让我们来进入一天的时间管理。

 

上午9点:查看一天的工作进度表。

每天早上一到公司就立即着手整理自己今天的工作计划表,每隔两个小时跟进一下进度。勾去已经完成的事项并添加新的工作。把所有事情按重要和不重要进行划分,并给自己设定完成他们的具体时限。记住,工作总是在预先分配好的时间内拖延着,工作完成的速度并不取决于其难度,而是取决于我们对时间的容忍度。如果规定自己5分钟完成,5分钟就一定可以完成,如果没有期限,就会永远悬在那里。

 

上午9:15:处理电子邮件

最好设定每天收取电子邮件的时间,比如上午下午各一次,再做集中处理。对于那些朋友转发的非工作邮件,建议下班再去处理,以避免查看而忽略时间。

 

上午10点:抵抗自己在QQ或MSN上聊天的想法。

上班效率低下,笔者敢保证绝大部分原因是对网络的依赖所造成。尤其是工作了一段时间后,手头的事开始处理得差不多了,就想和别人聊聊天,或者打开淘宝去搜搜。记住,这绝对是让工作低下的罪魁祸首。根据笔者的经验,一旦开始聊天或者淘宝,基本上上午的时间就没了。

上午11:30:时间利用效率最高的时间

如果你想和整个写字楼的人一起跑下去吃饭,那么时间成本会变得非常高。反之,如果在别人吃饭的高峰期利用时间的话,无疑你的效率会翻番,这样可以节省不必要的等待时间。

 

下午1点:放缓你的节奏

刚吃完饭,人的思维相对不够活跃。此时去散步,不仅有助于健康,还有利于恢复自己思维敏捷的程度。仔细分析不难发现,我们日常的工作一般分为两类,一种是需要在上面花费硬性时间去处理的,还有一种是需要动脑思考的。前者需要时间去完成,后者可以放在午休的时间来思考一下,以确保下午进入状态。

 

下午2点:建立一个备用计划

原本2点需要召开一个会议,如果临时被取消了,很多实现没有计划的人就会把这段时间生硬的给消耗掉了。因此,不妨建立一个临时的工作应急计划,在遇到突发情况时,能够做到随时有另外一项工作候补上。如果真的碰巧手头没有任何安排,那不妨可以借机整理一下凌乱的办公桌,毕竟乱糟糟的环境会影响人的心情。

下午3点:停止莫名的焦虑

这个时间是最容易产生焦虑的时间,各种乱七八糟的想法都会在这个时间冒出,比如下班吃什么?晚上干什么?还有那么多工作该怎么办?甚至来自老板的压力、客户的催促,都会让你烦躁不已。这个时候要想办法立即停止自己的思维发散。一是把所有写在纸上;二把最坏的写在纸上,并做好接受的准备;三是提出具体的改善方法。实在不行,就出来走动一下。

 

下午4点:不要让自己加班。

和朋友发短信约定晚上吃晚饭的时间,临下班前无意打开了一个网页,这个时候人的惰性就马上开始产生,若是不能控制,到下班前这段时间就被浪费掉了,这个时候就会产生晚上回家加班的念头,但事实上在家工作的效率一定是低于在公司的效率,而且在家连夜加班很可能导致第二天上班打不起精神来。这样很快就会进入一个恶性循环。因此,这个时候一定要强迫自己在公司完成今天的任务,这样做开始肯定会很困难,但慢慢的你就会感觉到工作效率在慢慢提高。

 

下午5点:再次检查今天的工作进度表

学会检查一天的工作成效,并且记录下自己时间的分配——是否有被浪费掉的?或者花费在某一件事上的时间太长了?每天养成总结的习惯,可以不断的让自己去发现不足,这样会促使不断的提高工作效率。对于第二天工作要做的事情,也要事先预想一下,作一个大概的安排。这样保证自己回家不再想明天的工作,轻松入睡。

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